Seit 2016 nutzt Kurtz Ersa WebCIS als zentrale Grundlage, um Einkaufsdaten effizient auszuwerten und strategische Entscheidungen fundiert zu unterstützen.

Das Unternehmen

Die Kurtz Ersa Group ist ein international tätiges, familiengeführtes Technologie- und Maschinenbauunternehmen mit einer Unternehmensgeschichte, die bis ins Jahr 1779 zurückreicht. Heute ist die Gruppe unter anderem in den Bereichen Electronics Production Equipment und Automation tätig und mit ihrer Technologie weltweit präsent.

Für eine international aufgestellte Unternehmensgruppe wie Kurtz Ersa ist es entscheidend, umfangreiche Einkaufsinformationen schnell verfügbar zu haben und Entwicklungen über unterschiedliche Bereiche hinweg zuverlässig beurteilen zu können. Genau hier setzt WebCIS seit vielen Jahren an.

Die Herausforderung vor WebCIS

Die ersten gemeinsamen Schritte mit SoftconCIS erfolgten 2015, die Einführung von WebCIS im darauffolgenden Jahr. Den Kontakt brachte der damalige CPO Dietmar Borgards ein, der SoftconCIS bereits aus einer früheren Zusammenarbeit kannte.

Bis dahin mussten relevante Informationen mit erheblichem Aufwand aus SAP gezogen und anschließend manuell aufbereitet werden. Ein vollständiger Überblick über Kennzahlen und Einkaufsvorgänge war dadurch nicht kurzfristig verfügbar.

Gesucht wurde deshalb eine Lösung, die diese Informationen unmittelbar bereitstellt und gleichzeitig die notwendige Detailtiefe für weiterführende Analysen ermöglicht.

„Ausschlaggebend waren für uns die gebotene Transparenz und die Möglichkeit, bei Bedarf bis auf die letzte Ebene in die Daten einzusteigen.“

Lorenzo Menikheim – Corporate Procurement, Kurtz Ersa SE & Co. KG

WebCIS als fester Bestandteil des Einkaufs

Heute nutzt Kurtz Ersa nahezu alle verfügbaren WebCIS-Module, mit besonderem Schwerpunkt auf dem MM-Bereich. Dashboards bilden häufig den Ausgangspunkt der täglichen Arbeit: Sie ermöglichen einen schnellen Überblick und bieten bei Auffälligkeiten die Möglichkeit, per Drilldown tiefer in einzelne Sachverhalte einzusteigen.

Auch wiederkehrende Abläufe wurden automatisiert. Ein Beispiel ist die Lieferantenbewertung, bei der monatlich Berichte erstellt und direkt an die jeweiligen Lieferanten versendet werden.

Darüber hinaus hat Kurtz Ersa verschiedene Anwendungen gemeinsam mit SoftconCIS entwickelt oder erweitert – darunter Lösungen für Lagerbestände, Material Compliance, Risikomanagement und Stücklistenanalysen. WebCIS ist damit weit über das klassische Reporting hinaus in die Einkaufsprozesse integriert.

„WebCIS gibt uns Zugang zu Kennzahlen, die zuvor gar nicht oder nur mit erheblichem Aufwand auswertbar gewesen wären.“

Lorenzo Menikheim – Corporate Procurement, Kurtz Ersa SE & Co. KG

Messbarer wirtschaftlicher Nutzen

Welchen konkreten Beitrag gezielte Analysen leisten können, zeigt die Skontoauswertung. Durch die systematische Identifikation von Auffälligkeiten und die daraus abgeleiteten Maßnahmen konnten die jährlichen Skontoverluste von rund 240.000 Euro auf etwa 20.000 Euro reduziert werden.

Neben diesem messbaren Effekt spart die Automatisierung wiederkehrender Auswertungen und Prozesse wertvolle Zeit. Das Einkaufsteam kann seine Kapazitäten dadurch stärker auf strategische Aufgaben und die Interpretation relevanter Kennzahlen konzentrieren.

Zusammenarbeit auf einer gemeinsamen Faktenbasis

WebCIS hat auch die bereichsübergreifende Zusammenarbeit bei Kurtz Ersa unterstützt. Gemeinsam mit der Entwicklung können beispielsweise Herstellkosten über das Stücklistenmodul analysiert werden. Mit der Finanzbuchhaltung werden regelmäßig Auswertungen zu Zahlungskonditionen betrachtet.

Einheitliche Berechnungslogiken sorgen zugleich dafür, dass zentrale KPIs von allen Beteiligten auf derselben Grundlage bewertet werden. Diskussionen über unterschiedliche Zahlenstände treten in den Hintergrund – stattdessen kann sich der Austausch auf Ursachen, Auswirkungen und notwendige Maßnahmen konzentrieren.

Ein System, das mit den Anforderungen wächst

Über die Jahre ist WebCIS zu einem festen Bestandteil der Einkaufsorganisation geworden. Entscheidend ist dabei die Kombination aus schneller Übersicht, hoher Detailtiefe und der Möglichkeit, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren.

Wie stark die Lösung inzwischen im Arbeitsalltag verankert ist, bringt Kurtz Ersa klar auf den Punkt:

„Unsere Arbeit ohne SoftconCIS ist heute kaum noch denkbar.“

Lorenzo Menikheim – Corporate Procurement, Kurtz Ersa SE & Co. KG

Offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit

Neben der Software schätzt Kurtz Ersa besonders die offene Kommunikation und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit SoftconCIS. Anforderungen werden gemeinsam betrachtet und neue Funktionen praxisnah weiterentwickelt.

Dass im Laufe der Partnerschaft mehrere Module gemeinsam entstanden oder erweitert wurden, zeigt, dass sich die Zusammenarbeit nicht auf den Betrieb einer bestehenden Lösung beschränkt. Vielmehr entwickelt sich WebCIS kontinuierlich mit den Anforderungen des Einkaufs weiter.

Ausblick

Auch für die kommenden Jahre steht die gemeinsame Weiterentwicklung im Mittelpunkt. Besonderes Potenzial sieht Kurtz Ersa in den Möglichkeiten von Künstlicher Intelligenz und KI-Agenten sowie in einer weiteren Steigerung der Verarbeitungsgeschwindigkeit. Ziel ist es, zusätzliche Prozesse zu automatisieren und dem Einkauf noch schneller relevante Erkenntnisse für seine Entscheidungen bereitzustellen.

Das Ergebnis

WebCIS hat bei Kurtz Ersa dazu beigetragen, den Aufwand für manuelle Analysen deutlich zu reduzieren und gleichzeitig neue Möglichkeiten für die Einkaufssteuerung zu schaffen. Automatisierte Prozesse, belastbare Kennzahlen und detaillierte Analysen geben dem Team mehr Raum für strategische Aufgaben.

Die deutliche Reduzierung der Skontoverluste zeigt zudem, dass die gewonnenen Erkenntnisse nicht nur Transparenz schaffen, sondern einen konkreten wirtschaftlichen Beitrag leisten können.

„Durch die gewonnene Zeit und die gemeinsame Datenbasis können wir unseren Fokus deutlich stärker auf strategische Themen und Kennzahlen legen.“

Lorenzo Menikheim – Corporate Procurement, Kurtz Ersa SE & Co. KG